Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
souveraign minds GmbH
Wipfelweg 9a
44265 Dortmund
Geschäftsführer: Andreas Christiani
E-Mail: info@souveraign.de
Telefon: +49 173 5371927
2. Allgemeine Hinweise
Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt dies stets auf freiwilliger Basis oder zur Erfüllung des Nutzungsvertrags.
3. Hosting
Diese Anwendung wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland gehostet (Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland). Auf demselben Server betreiben wir seit dem 23. September 2026 auch die Datenbank, die Authentifizierung (Registrierung, Anmeldung, Sitzungen) und die Dateiablage (z. B. hochgeladene Angebotsdokumente im PDF-Format); dafür setzen wir die Open-Source-Software Supabase in eigenem Betrieb ein. Hetzner verarbeitet in unserem Auftrag die zum Betrieb erforderlichen Daten (insbesondere Zugriffsdaten, siehe Server-Log-Dateien, sowie die in der Anwendung gespeicherten Konto-, Projekt- und Angebotsdaten). Sicherungskopien der Datenbank und der Dateiablage werden auf demselben Server gespeichert und 14 Tage aufbewahrt. Eine Kopie dieser Sicherungen wird jede Nacht über eine verschlüsselte Verbindung auf einen separaten Backup-Speicher der Hetzner Online GmbH (Storage Box, Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland) übertragen und dort 30 Tage aufbewahrt; die täglichen Snapshots dieses Speichers halten einen Stand höchstens 10 weitere Tage vor. Grundlage ist ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb).
4. Server-Log-Dateien
Der Provider erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Auch die Protokolle der Authentifizierungs- und Dateiablage-Komponenten auf unserem Server können IP-Adressen enthalten; sie werden spätestens nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer technisch fehlerfreien Darstellung und Sicherheit).
5. Nutzerkonto und Authentifizierung
Zur Nutzung von Mentaitor legen Sie ein Nutzerkonto an. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (u. a. Name und E-Mail-Adresse) zur Bereitstellung und Verwaltung Ihres Kontos. Für Registrierung, Anmeldung und Sitzungsverwaltung setzen wir die Open-Source-Software Supabase ein, die wir selbst auf unserem Server bei Hetzner betreiben (siehe Hosting). Sie verarbeitet die Authentifizierungs- und Kontodaten und löst auch technisch notwendige System-E-Mails (z. B. Konto-Bestätigung, Passwort-Zurücksetzung) aus, die über den Dienst Brevo versendet werden (siehe E-Mail-Versand). Zur Anmeldung wird ein technisch notwendiges Session-Cookie gesetzt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können Ihr Konto jederzeit löschen; damit werden die zugehörigen Daten entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
6. E-Mail-Versand
Für den Versand der technisch notwendigen System-E-Mails (z. B. Konto-Bestätigung, Passwort-Zurücksetzung) nutzen wir den SMTP-Dienst Brevo der Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, Deutschland, einem Unternehmen der Brevo-Gruppe. Dabei werden die Empfänger-E-Mail-Adresse, der Inhalt der E-Mail sowie technische Versanddaten verarbeitet. Grundlage ist ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, der Bestandteil der Nutzungsbedingungen von Brevo ist. Soweit Brevo oder dessen Unterauftragsverarbeiter Daten außerhalb des EWR (u. a. in den USA) verarbeiten, ist dies durch die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
7. Projektdaten und KI-Verarbeitung
Kernfunktion von Mentaitor ist die KI-gestützte Analyse und Schätzung von Projektanforderungen. Die von Ihnen eingegebenen Projekt- und Anforderungsdaten werden zu diesem Zweck an den Dienst OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) übermittelt und dort zur Erzeugung von Arbeitspaketen, Schätzungen, Risiken und Meilensteinen verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Vertragserfüllung; eine Nutzung Ihrer Inhalte zum Training der Modelle findet auf Grundlage der mit OpenAI geschlossenen Vereinbarung nicht statt. Grundlage ist ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO; die Datenübermittlung in die USA ist durch die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der KI-Funktionen). Bitte geben Sie keine personenbezogenen Daten Dritter in die Projektbeschreibungen ein, soweit dies nicht erforderlich ist.
8. Cookies
Diese Anwendung verwendet nur technisch notwendige Cookies. Insbesondere wird nach der Anmeldung ein Session-Cookie gesetzt, das für den Betrieb des Nutzerkontos erforderlich ist. Diese Cookies erfordern keine Einwilligung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Tracking- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein.
9. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an: info@souveraign.de.
10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Stand: 23. September 2026
Mentaitor ist ein Produkt der souveraign minds GmbH (souveraign.de).